Accès par région

Dans une grande organisation, un biologiste régional ne devrait souvent voir que les données de sa propre zone. L’accès par région fait cela : il restreint un membre à un ou plusieurs emplacements, de sorte qu’il ne voie que les enregistrements collectés à cet endroit.

Restreindre un membre

Dans Paramètres, sous Accès par région, chaque membre indique à quoi il est restreint. Choisissez Modifier la restriction, cochez les emplacements à accorder, puis choisissez Enregistrer la restriction. Accorder une région couvre tout ce qui se trouve en dessous, donc un membre restreint à une région voit chaque site et chaque enregistrement qui s’y rattachent.

Laissez la restriction d’un membre vide pour lui donner accès à l’ensemble de l’organisation. Les propriétaires voient toujours tout et ne peuvent pas être restreints.

Administrateurs régionaux

Donnez une région à un administrateur et il devient un administrateur régional : un administrateur dont l’autorité est limitée à cette région, à la manière dont le bureau régional d’une agence d’État gère sa propre zone tandis que le siège supervise l’ensemble de l’agence. Au sein de sa région uniquement, un administrateur régional peut :

Voir, modifier et approuver ou rejeter des enregistrements.
Gérer les membres de sa région : changer le rôle d’un membre (vers membre ou observateur) et ajuster sa restriction, tant que ce membre reste à l’intérieur de la région de l’administrateur régional.

Un administrateur régional ne peut pas atteindre l’extérieur de sa région ni prendre des actions à l’échelle de l’organisation. Réservées à un administrateur global (un administrateur sans région) ou à un propriétaire : modifier les types de relevé, modifier l’arborescence des emplacements, inviter de nouveaux membres, publier dans la couche de données publiques, et les paramètres de l’organisation.

Un administrateur sans région est un administrateur global (le rôle du siège) et conserve toute son autorité.

Mettre un membre en congé

Quand quelqu’un s’absente un moment, congé parental ou médical, congé sabbatique, ou un technicien de terrain entre deux saisons, vous n’avez pas à le retirer et à perdre son rôle et son historique. Suspendre l’accès met le membre en congé : il conserve son compte, son rôle, sa restriction et tout ce qu’il a saisi, mais il ne peut plus ouvrir l’organisation, et il cesse de compter comme un siège facturé. Cela libère le siège, de sorte qu’un remplaçant qui couvre le poste peut l’utiliser pendant l’absence.

Dans les Paramètres, sous Équipe, choisissez Suspendre l’accès à côté du membre et ajoutez une note facultative (par exemple, « Congé parental jusqu’en septembre »). Le membre apparaît comme En congé, et sur son propre tableau de bord l’organisation apparaît comme Accès suspendu.

À son retour, choisissez Réactiver. Si la réactivation vous faisait dépasser la limite de sièges de votre forfait parce que le siège a été réutilisé, suspendez ou retirez d’abord le remplaçant. Les propriétaires ne peuvent pas être suspendus (changez d’abord leur rôle si un propriétaire part en congé), et vous ne pouvez pas vous suspendre vous-même.